Shpallet 1 (një) vend vakant - Specialist Arkiva dhe Protokoll në Divizionin e Shërbimeve Mbështetëse
“IDENTITEK” SH.A. është një shoqëri me kapital 100% shtetëror, me objekt veprimtarie prodhimin dhe shpërndarjen e kartave të identitetit (ID) dhe pasaportave biometrike për shtetasit shqiptarë.
Për nevoja të shoqërisë tonë kërkohet: 1 (një) Specialsit Arkiva dhe Protokoll në Divizionin e Shërbimeve Mbështetëse
KËRKESA
- Diplomë Bachelor/Master (preferohet drejtimi Arkivistikë, Shkenca Shoqërore, Administrim, Histori ose fusha të ngjashme).
- Trajnime shtesë në arkivë, protokoll, administrim dokumentacioni janë një avantazh.
- Njohuri mbi ligjin dhe rregulloret për arkivat dhe protokollin (p.sh. ligji shqiptar për arkivat, rregullat e ruajtjes dhe skedimit të dokumenteve).
- Aftësi në organizimin, klasifikimin dhe ruajtjen e dokumentacionit fizik dhe elektronik.
- Përdorimi i kompjuterit dhe programeve bazë (Word, Excel, programe për menaxhim dokumentesh).
- Diskrecion dhe korrektësi, pasi puna ka të bëjë me dokumente zyrtare dhe shpesh konfidenciale.
- Aftësi komunikimi dhe bashkëpunimi me kolegët dhe drejtuesit.
PËRGJEGJËSI
- Pranon të gjithë korrespondencën dhe dokumentacionin hyrës në IdentiTek sha.
- Përgjigjet për regjistrimin e dokumentave hyrëse/dalëse si dhe ato të brendshme, duke vijuar njëkohësisht me arkivimi bazuar në legjislacionin mbi arkivat.
- Evidenton dokumentacionin e marrë duke konstatuar gjithashtu përmbushjen e standarteve të parashikuar në aktet ligjore dhe nënlogjore.
- Regjistron të gjithë korrespondencën hyrëse në regjistrin themeltar të protokollit dhe e përgatit atë për ta dorëzuar tek Administratorja për udhëzime në lidhje me trajtimin përkatës të saj.
- Të gjitha praktikave zyrtare iu vendos kartelën shoqëruese dhe ndan korrespondencën nëpër Departamente (regjistrimi i saj në librin themeltar të protokollit, si dhe në librin e dorezimit te shkresave për çdo departament).
- Dërgon të gjithë dokumentet që dalin nga institucioni pasi janë kontrolluar për përmbushjen e kërkesave që duhet të ketë një dokument kur është gati për t'u nisur (praktika bashkëlidhur, saktësia e adresës, numri i kopjeve, etj.)
- Mban arkivin e IdentiTek dhe administron sistemin për kontrollin e vendndodhjes së dokumenteve.
- Bashkëpunon me të gjitha Departamentet për të evidentuar mangësitë në dosjet që do të arkivohen.
- Krijon kushte optimale për shfrytëzimin e dokumentacionit nga Departamentet dhe të interesuarit e tjerë.
- Administron vulën e institucionit e cila përdoret vetëm kundrejt firmës së Titullarit apo personit të autorizuar prej tij.
- Administron vulën e sekretarisë e cila përdoret për njëhsimin e dokumentave me ato origjinale si dhe administron vulën e protokollit e cila përdoret për të mbajtur të dhënat e numrit të protokollit dhe data e shkresave të ndryshme.
- Merr në dorëzim nga punonjës të shoqërisë pratika shkresore të cilat dorëzohen me provcesvebale.
- Ruan sekretin për çdo lloj dokumentacioni dhe i siguron ato sipas rregullave.
- Raporton dhe përgjigjet para Drejtorit të Divizionit për veprimtarinë dhe realizimin me cilësi dhe korrektesë të detyrave
- Krijon dhe menaxhon sisteme administrative për të dokumentuar/protokolluar dhe kontrolluar regjistrimet dhe arkivat dhe përpilon udhëzues, inventarë dhe indekse për të ndihmuar referencën dhe hulumtimin.
- Siguron që mirëmbajtja dhe ruajtja e dokumentacionit të arshivuar të bëhet në kushte të duhura mjedisore.
- Shpërndan korespondencën zyrtare tek palët e tjera ne kohe duke respektuar afatet.
Ftohen të gjithë të interesuarit të dërgojnë një CV të plotë, me detaje të edukimit dhe eksperiencave të punës si dhe me foto, elektronikisht në email-in: [email protected] ose shkresërisht në adresën: “Idenditek” sh.a., Departamenti i Burimeve Njerëzore, Rruga "Xhanfize Keko, ish-Tipografia Ushtarake - Tiranë, Shqipëri.
Afati për dorëzimin e aplikimit: deri më 15.09.2025.
